Aviso de Privacidad Integral

1. Identidad y domicilio del responsable

HECTOR EDUARDO BELLO CAMARILLO, Persona Física con Actividad Empresarial, quien opera comercialmente bajo el nombre CampusSafeTrack, será responsable del tratamiento de los datos personales que recabe directamente para finalidades propias cuando legalmente le corresponda dicha calidad.

2. Naturaleza de CampusSafeTrack

CampusSafeTrack es una plataforma tecnológica proporcionada bajo modalidad Software as a Service (SaaS), orientada a apoyar procesos administrativos, académicos, de comunicación, asistencia, identificación y seguridad escolar.

La plataforma puede ser utilizada por instituciones educativas y por usuarios autorizados como:

• Personal administrativo.
• Docentes.
• Alumnos.
• Padres de familia.
• Tutores.
• Otros usuarios autorizados.

3. CampusSafeTrack como responsable y encargado

Cuando CampusSafeTrack recaba datos directamente

CampusSafeTrack podrá actuar como responsable del tratamiento cuando determine directamente las finalidades del tratamiento de datos personales, por ejemplo para:

• Solicitudes de información.
• Contacto comercial.
• Contratación de servicios.
• Facturación.
• Soporte.
• Administración de clientes.
• Seguridad de sus propios servicios.

Cuando una institución educativa utiliza CampusSafeTrack

Cuando una institución educativa incorpora datos de alumnos, padres, tutores, docentes o personal dentro de CampusSafeTrack, la institución podrá tener el carácter de responsable respecto de los tratamientos que determine, mientras que CampusSafeTrack podrá actuar como encargado del tratamiento para proporcionar los servicios tecnológicos contratados.

4. Datos personales que pueden ser tratados

Datos de identificación

• Nombre y apellidos.
• Fotografía.
• Fecha de nacimiento.
• CURP, cuando corresponda.
• Matrícula o identificador de alumno.
• Identificadores internos del sistema.

Datos de contacto

• Correo electrónico.
• Número telefónico.
• Información de padres o tutores.
• Domicilio, cuando resulte necesario.

Datos académicos

• Institución educativa.
• Ciclo escolar.
• Nivel educativo.
• Grado y grupo.
• Turno.
• Materias.
• Tareas y entregas.
• Calificaciones.
• Promedios.
• Boletas.
• Asistencia.
• Retardos.
• Justificaciones.
• Historial académico.

Datos administrativos y tecnológicos

• Estatus del alumno.
• Relaciones entre alumnos, padres y tutores.
• Asignaciones académicas.
• Identificadores de usuario.
• Registros de acceso y actividad.
• Dirección IP cuando sea técnicamente registrada.
• Información técnica del dispositivo.
• Tokens utilizados para notificaciones.
• Registros técnicos necesarios para seguridad y diagnóstico.

5. Datos personales sensibles

Dependiendo de los módulos habilitados y de las necesidades legítimas de cada institución, podrán tratarse datos personales sensibles relacionados, por ejemplo, con:

• Estado de salud.
• Alergias.
• Condiciones médicas.
• Información necesaria para determinados procesos de atención escolar.

El tratamiento de este tipo de información deberá limitarse a los casos necesarios y realizarse conforme a las bases jurídicas y mecanismos de consentimiento que resulten aplicables.

6. Datos personales de menores de edad

CampusSafeTrack reconoce que las instituciones educativas pueden utilizar la plataforma para administrar información relacionada con niñas, niños y adolescentes.

La información de menores deberá tratarse con especial cuidado y únicamente para las finalidades escolares, administrativas, académicas, de comunicación y seguridad que resulten autorizadas.

La institución educativa será responsable de establecer las bases jurídicas, avisos de privacidad, autorizaciones y mecanismos de consentimiento que le correspondan respecto de su comunidad educativa.

7. Finalidades primarias del tratamiento

Los datos personales podrán utilizarse, según corresponda, para las siguientes finalidades necesarias para proporcionar los servicios:

• Crear y administrar cuentas de usuario.
• Autenticar usuarios.
• Administrar perfiles y permisos.
• Gestionar alumnos, docentes y personal.
• Administrar padres y tutores.
• Gestionar expedientes digitales.
• Administrar materias, grupos y ciclos escolares.
• Registrar y consultar tareas.
• Registrar calificaciones y evaluaciones.
• Generar boletas.
• Registrar asistencia.
• Gestionar entradas y salidas.
• Gestionar identificación mediante código QR.
• Generar carnet digital.
• Enviar avisos y comunicados.
• Enviar notificaciones Push.
• Proporcionar soporte técnico.
• Diagnosticar y resolver incidencias.
• Proteger la seguridad de la plataforma.
• Prevenir accesos no autorizados.
• Realizar respaldos.
• Generar reportes e indicadores autorizados.
• Operar herramientas de Inteligencia Artificial.

8. Finalidades comerciales y secundarias

Cuando CampusSafeTrack recabe directamente datos de contacto de prospectos, representantes o clientes, podrá utilizarlos para:

• Dar seguimiento a solicitudes de información.
• Enviar información sobre CampusSafeTrack.
• Invitar a demostraciones.
• Comunicar nuevos servicios o funcionalidades.
• Informar sobre programas comerciales.

Cuando estas finalidades no sean necesarias para mantener una relación contractual, el titular podrá solicitar la limitación de dichas comunicaciones.

9. Herramientas de Inteligencia Artificial

CampusSafeTrack podrá incorporar funcionalidades basadas en Inteligencia Artificial mediante una interfaz de asistencia tipo chat.

Estas herramientas podrán procesar información necesaria para atender consultas realizadas por usuarios autorizados, de acuerdo con sus perfiles y permisos.

CampusSafeTrack procurará que:

• Cada usuario acceda únicamente a información correspondiente a sus permisos.
• Se limite la exposición innecesaria de datos personales.
• Existan controles para reducir respuestas basadas en información no autorizada.
• Las herramientas de Inteligencia Artificial se utilicen únicamente como apoyo.

10. Uso de información para entrenamiento de IA

CampusSafeTrack no utilizará datos personales identificables de alumnos, padres, tutores, docentes o personal de las instituciones educativas con el propósito de entrenar modelos generales de Inteligencia Artificial ajenos a la prestación específica del servicio, salvo que exista una base jurídica válida y, cuando corresponda, autorización expresa.

Para análisis técnico, métricas, rendimiento o mejora del servicio podrán utilizarse datos agregados, disociados o anonimizados cuando resulte razonablemente posible.

11. Compartición y transferencias de información

CampusSafeTrack no vende ni comercializa bases de datos personales de alumnos, padres, tutores, docentes o usuarios.

La información únicamente podrá comunicarse cuando:

• Sea necesaria para proporcionar el servicio.
• Exista autorización válida.
• Intervengan proveedores tecnológicos necesarios.
• Exista una obligación legal.
• Sea requerida por autoridad competente.
• Exista otro supuesto permitido por la legislación aplicable.

12. Proveedores tecnológicos

CampusSafeTrack podrá utilizar proveedores tecnológicos especializados para operar determinadas funcionalidades, incluyendo servicios relacionados con:

• Infraestructura en nube.
• Bases de datos.
• Almacenamiento.
• Notificaciones Push.
• Correo electrónico.
• Distribución de aplicaciones móviles.
• Inteligencia Artificial.
• Seguridad y monitoreo.

Algunos proveedores podrán utilizar infraestructura ubicada fuera de México. CampusSafeTrack procurará utilizar servicios que mantengan mecanismos razonables de protección de la información.

13. Medidas de seguridad

CampusSafeTrack implementará medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

• Comunicación mediante HTTPS.
• Control de accesos.
• Usuarios y contraseñas.
• Perfiles y permisos.
• Registro técnico de actividad.
• Protección de infraestructura.
• Respaldos.
• Actualizaciones de seguridad.
• Gestión y revisión de incidencias.

14. Responsabilidad de los usuarios

Los usuarios deberán adoptar medidas razonables para proteger sus cuentas y dispositivos.

• No compartir contraseñas.
• Utilizar únicamente cuentas autorizadas.
• Cerrar sesiones en dispositivos compartidos.
• Mantener protegidos sus equipos.
• Reportar accesos o actividades sospechosas.

CampusSafeTrack podrá restringir temporalmente una cuenta cuando exista un riesgo razonable para la seguridad.

15. Notificaciones Push

Las aplicaciones móviles de CampusSafeTrack podrán utilizar identificadores técnicos o tokens de dispositivo para entregar notificaciones.

Estas notificaciones podrán incluir:

• Avisos escolares.
• Recordatorios.
• Información académica autorizada.
• Información relacionada con asistencia.
• Comunicados de la institución.

El usuario podrá administrar determinados permisos de notificación desde la configuración de su dispositivo.

16. Cookies y tecnologías similares

El sitio web y la plataforma podrán utilizar cookies, almacenamiento local, registros técnicos u otras tecnologías necesarias para:

• Mantener sesiones.
• Recordar configuraciones.
• Mejorar el funcionamiento.
• Analizar rendimiento.
• Proteger la seguridad.

Cuando se utilicen tecnologías que requieran consentimiento conforme a la legislación aplicable, se implementarán los mecanismos correspondientes.

17. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades correspondientes, prestar los servicios, mantener la relación contractual y cumplir obligaciones legales o administrativas aplicables.

Una vez agotadas las finalidades y los periodos de conservación aplicables, la información podrá ser:

• Eliminada.
• Bloqueada.
• Disociada.
• Anonimizada.

18. Respaldos

CampusSafeTrack podrá mantener copias de seguridad destinadas a continuidad operativa, recuperación técnica y protección frente a pérdida de información.

Determinados datos eliminados del entorno operativo podrán permanecer temporalmente en copias de respaldo hasta completar su ciclo normal de rotación.

19. Terminación del servicio de una institución

Cuando una institución termine definitivamente su relación contractual con CampusSafeTrack, podrá contar con un periodo para solicitar la exportación estándar de su información, conforme a las condiciones contractuales correspondientes.

Como política general podrá considerarse un periodo de:

30 días naturales posteriores a la terminación.

Posteriormente podrá iniciarse el procedimiento de eliminación, bloqueo o anonimización correspondiente, sujeto a obligaciones legales y ciclos de respaldo.

20. Derechos ARCO

Los titulares podrán ejercer, cuando corresponda, sus derechos de:

• Acceso: conocer los datos personales que se encuentran sujetos a tratamiento.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Cancelación: solicitar la cancelación de datos cuando legalmente proceda.
• Oposición: oponerse al tratamiento en los supuestos legalmente permitidos.

21. Procedimiento para ejercer derechos ARCO

Cuando CampusSafeTrack tenga el carácter de responsable, el titular podrá enviar su solicitud al correo:

eduardo@campussafetrack.com

La solicitud deberá contener, cuando resulte aplicable:

• Nombre del titular.
• Medio para comunicar la respuesta.
• Descripción clara del derecho que desea ejercer.
• Identificación de los datos involucrados.
• Información que permita localizar los datos.

Podrá solicitarse documentación razonablemente necesaria para acreditar la identidad del titular o la representación legal correspondiente.

22. Solicitudes relacionadas con información escolar

Cuando una solicitud se relacione con información cuyo responsable sea una institución educativa, el titular deberá dirigirla a dicha institución conforme a su propio Aviso de Privacidad.

CampusSafeTrack colaborará técnicamente con la institución cuando corresponda y dentro del alcance contractual aplicable.

23. Revocación del consentimiento

Cuando el tratamiento se encuentre basado en consentimiento y resulte legalmente procedente su revocación, el titular podrá solicitarla mediante:

eduardo@campussafetrack.com

La revocación no tendrá efectos retroactivos ni procederá cuando exista una obligación legal o una base jurídica que permita continuar con determinado tratamiento.

24. Limitación del uso o divulgación

El titular podrá solicitar, cuando resulte legalmente procedente, la limitación del uso o divulgación de sus datos personales mediante el correo:

eduardo@campussafetrack.com

25. Correcciones de información académica

Las solicitudes relacionadas con la modificación de calificaciones, asistencia, grupos, materias u otra información académica deberán ser validadas por la institución educativa correspondiente.

CampusSafeTrack no modificará unilateralmente decisiones o registros académicos cuya determinación corresponda a la institución.

26. Incidentes de seguridad

CampusSafeTrack mantendrá procedimientos razonables destinados a identificar, analizar y responder a eventos que puedan comprometer la seguridad de la información.

Cuando exista un incidente relevante podrán implementarse acciones orientadas a:

• Contener el incidente.
• Investigar su origen.
• Mitigar sus efectos.
• Corregir vulnerabilidades.
• Realizar las comunicaciones que legalmente correspondan.

27. Confidencialidad

El personal, colaboradores y proveedores con acceso legítimo a información personal deberán mantener obligaciones de confidencialidad y utilizar la información únicamente conforme a las funciones autorizadas.

28. Separación de información entre instituciones

CampusSafeTrack puede prestar servicios a diferentes instituciones educativas.

La plataforma utilizará mecanismos destinados a mantener separación lógica entre la información correspondiente a cada institución, de manera que los usuarios únicamente puedan consultar la información asociada con sus permisos y su institución.

29. Exactitud de los datos

Cuando la información sea capturada por una institución educativa, dicha institución será responsable de procurar su exactitud, integridad y actualización.

CampusSafeTrack proporciona las herramientas tecnológicas para administrar la información, pero no puede garantizar la exactitud de datos capturados incorrectamente por terceros.

30. Cambios al Aviso de Privacidad

CampusSafeTrack podrá modificar el presente Aviso de Privacidad como consecuencia de:

• Cambios legales.
• Nuevas funcionalidades.
• Nuevos módulos.
• Cambios tecnológicos.
• Incorporación o sustitución de proveedores.
• Modificaciones relevantes en los tratamientos.

La versión vigente estará disponible a través del sitio oficial:

www.campussafetrack.com

31. Consentimiento

Cuando conforme a la naturaleza del tratamiento y a la legislación aplicable resulte necesario obtener consentimiento, CampusSafeTrack o la institución educativa correspondiente deberán implementar los mecanismos necesarios para obtenerlo.

El simple uso de la plataforma no deberá interpretarse como sustituto de un consentimiento expreso cuando éste sea legalmente exigible.

32. Relación con otros documentos

El presente Aviso de Privacidad podrá complementarse con:

• Aviso de Privacidad Simplificado.
• Política de Privacidad y Seguridad.
• Términos y Condiciones.
• Convenios celebrados con instituciones educativas.
• Anexos de tratamiento de datos personales.
• Avisos de privacidad propios de cada institución.

33. Contacto para asuntos de privacidad

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El presente documento constituye el Aviso de Privacidad Integral de CampusSafeTrack. Las condiciones específicas aplicables al tratamiento de datos realizado por una institución educativa podrán estar sujetas adicionalmente al Aviso de Privacidad y documentos contractuales de dicha institución.